G.L.I. Services
Le terme "zéro
papier" est souvant employé pour démontrer l'avantage économique
de l'utilisation d'outils informatiques afin d'éviter la génération,
la circulation et l'archivage du document sous une forme papier.
Quelle est la validité d'un document purement informatique ?
Quelques questions :
- La réédition ultérieure d'une facture depuis
le logicel de facturation a-t-elle la même valeur juridique que l'édition
originale ?
- La numérisation d'un formulaire de souscription a-t-elle est elle
la même valeur juridique que le document original ?
La réponse est : CES DOCUMENTS N'ONT AUCUNE VALEUR, tout au plus ils seront assimilés à des copies.
Devant cette situation la législation europèenne et française précisent aujourd'hui le cadre dans lequel un document numérique a une valeur juridique.
Preuve littérale ou par écrit (article 1316 c. civ.) :
« une suite de lettres, de caractères, de chiffres ou de tous autres signes ou symboles dotés d’une signification intelligible, quels que soient leur support et leurs modalités de transmission »
Exigences juridiques à des fins probatoires :
« L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à garantir l’intégrité. » (art. 1316-1 c. civ.) « L’écrit sur support électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier. » (art. 1316-3 c.civ.)
Loi du 13 mars 2000 et décret du 30 mars 2001:
Cette loi et le décret d'application associé indiquent les moyens a mettre en oeuvre afin de permettre à des documents générés de manière électronique d'être conservés sous ce format et de garder toute leur valeur juridique lors de leur transmission et leur conservation.
GLI Services peut vous apporter ses conseils et assistance dans:
- L'étude de la topologie juridique de vos documents:
Chaque document ayant ses propres contraintes, GLI
Services étudiera l'ensemble de vos pièces
et déterminera pour chacune d'entre-elles les méthodes pour
la constitution, sa transmission et sa conservation en fonction des textes
spécifiques.
- Conseils pour la mise en place des moyens:
GLI Services
mettra en place les moyens technologiques qui permettent de respecter le cadre
légal du document électronique (signature électroniue,
horodatage, archivage sécurisé)
- Conservation des documents:
Les documents seront ensuite conservés (éventuellement archivage
externalisé) dans les conditions requises par les textes en vigeur..